Gestion du temps : Des conseils pratiques pour être plus productif

• Bien gérez votre temps afin de gagner en productivité
• Une to-do list pour organiser vos tâches avec efficacité
• Pour être plus productif, reposez-vous !

Le temps étant une ressource précieuse, apprendre à organiser sa journée pour être le plus productif possible est un véritable défi pour l’entrepreneur qui se concentre essentiellement sur son projet, parfois au détriment de sa propre vie sociale.
Savoir préserver un certain équilibre dans sa vie, en conciliant vie professionnelle et vie privée, est un atout à ne pas négliger !

Définir des objectifs (et des récompenses)

Définir des objectifs pour vous et votre équipe, est un acte de management fort. Il permet au manager d’exprimer sa volonté à son équipe et de renforcer son leadership,
En langage de gestion de projet, il s’agit d’attribuer un jalon, c’est à dire un événement qui va marquer la fin d’une étape, par exemple la signature d’un contrat.
L’objectif est double :

• Contrôler votre avancement
• Savoir estimer de façon plus fiable la durée d’une tâche que vous aurez à répéter à l’avenir

Aussi, la réalisation de ces objectifs est en soi une source de motivation, ou peut être associée à une autre activité plus motivante.
Par exemple, vous pouvez vous autorisez une friandise ou un moment de détente après avoir fini de traiter une pile de paperasse, ou prendre quelques jours de vacances après le lancement réussi du dernier produit.
Il s’agit ici bien évidemment de récompenses sur le court terme permettant de mieux gérer son temps, pas celles relatives au système de gratification d’entreprise.

Créer des listes de tâches « to do lists »

Même si vous avez une mémoire irréprochable, une liste de tâches à accomplir vous aidera à vous organiser. Dresser une liste des tâches à accomplir dans la journée présente de nombreux avantages :
Avoir l’impression d’accomplir des choses, d’atteindre ses objectifs et d’être efficace (des petites victoires bonnes pour le moral)

• Libérez votre esprit, n’ayez pas peur d’oublier
• Suivez l’évolution de votre travail
• Avoir l’impression d’accomplir des choses, de réaliser vos objectifs et de faire preuve d’efficacité (les petites victoires sont bonnes pour le moral)

Ne pas perdre la notion du temps

Le temps passe très vite, surtout lorsque l’on essaye de faire plusieurs choses à la fois : consulter et rédiger ses mails, suivre les actualités économiques, gérer des conflits, répondre au téléphone, obtenir les derniers chiffres…
Le suivi du temps consacré à chaque activité vous permet de mieux gérer votre emploi du temps. On peut utiliser la méthode traditionnelle (chronomètre, stylo, feuille) ou bien adopter la version numérique grâce aux multiples applications proposées sur le marché.
Après avoir passé quelques jours à suivre vos activités, vous connaîtrez le temps à allouer aux activités à forte valeur ajoutée et celui à allouer aux activités secondaires (parfois contre-productives). L’objectif est de limiter le temps alloué à ces dernières.

Déléguer des responsabilités

Se décharger de certaines tâches n’est pas un exercice facile.
C’est même un art ! Une délégation efficace et réussie demande quelques efforts et du temps pour en comprendre les principes et surtout les avantages qu’elle vous apportera à vous, mais aussi à toute votre équipe :

• Se libérer pour se consacrer à d’autres tâches plus stratégiques.
• Motiver vos collaborateurs en leur assignant des projets qui les fassent sortir de leur routine.
• Maîtriser votre temps : Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme

Si vous n’avez pas encore suffisamment de compétences en interne, pensez à confier à des prestataires externes les tâches que vous devez déléguer.
Bien entendu, lorsqu’on délègue des responsabilités aussi importantes que des tâches administratives, financières et comptables, il faut veiller à choisir le bon prestataire.
Exemple la sous traitance de votre comptabilité permet de vous concentrer sur vos activités génératrices de revenus ainsi elle permet à votre collaborateur de pouvoir traiter avec une grande équipe de professionnels de la comptabilité et de la finance dédiée à votre société.

Faire une seule chose à la fois

Pouvoir réaliser correctement plusieurs tâches en même temps avec un niveau de concentration élevée relève de la science-fiction.
Par ailleurs, une fois déconcentré, il faudra en moyenne quinze minutes pour se remettre sur les rails. Alors autant ne pas se laisser déconcentrer, faire une chose et une seule à la fois, la faire correctement et rapidement, puis passer à une autre activité (une fois la précédente terminée).
Essayez également de vous focaliser en priorité sur les tâches les plus ardues, à savoir celles qui nécessitent le plus de concentration, et laissez les autres pour les moments où votre activité cérébrale est moins intense, en fin de journée par exemple.

Limiter les distractions

Afin de focaliser toute votre attention et être plus efficace dans vos activités, veillez à vous déconnecter des sources de perturbations.
Par exemple :

• Fermez la porte et les fenêtres.
• Mettez votre téléphone en mode silencieux (l’éteindre serait même mieux).
• Fermez toutes les applications de réseaux sociaux et autres distractions du web.

Vous pouvez également pratiquer une séance rapide de méditation après laquelle vous vous sentirez plus frais, plus concentré et plus créatif.
Ne perdez pas de vue votre objectif, quitte à penser à la récompense mentionnée plus haut pour vous booster.
Prendre du repos

Pour être plus productif, reposez-vous !

Vous ne pouvez pas donner 100% de vous-même indéfiniment, votre corps vous fera savoir quand il est temps de prendre une pause.
N’attendez pas qu’il se manifeste sous forme de burn-out, soyez à l’écoute de vos signes de stress et sachez reconnaître vos agents stresseurs afin d’anticiper l’épuisement.
Votre corps a besoin de se régénérer et votre cerveau a besoin de temps pour assimiler certaines informations, d’où l’adage « la nuit porte conseil ». D’ailleurs, le manque de sommeil altère notre jugement, peut rendre une personne à fleur de peau et affaiblir sa créativité et sa capacité à prendre des décisions.
Aussi, il est nécessaire, afin de maintenir votre activité cérébrale à son niveau le plus performant, de :

• prendre le temps de socialiser
• méditer, se connecter avec soi-même
• s’amuser, rire, se détendre, faire des choses agréables
• pratiquer une activité sportive régulière
• et ne pas faire l’impasse sur les heures de sommeil dont le corps a besoin

Planifier pour le lendemain

Enfin, prévoyez une dizaine de minutes à chaque fin de journée pour planifier ce que vous aurez à faire le lendemain. Cela vous permettra d’entamer votre journée sur un élan positif.
A défaut de faire cela, vous commencerez votre journée à essayer de reconstruire ce que vous avez fait la veille au lieu de commencer à travailler